De arboregels
In de situatie dat een werknemer thuis werkt, zijn de regels uit de arbo-wetgeving van toepassing. Het is van belang om werknemers ook thuis een gezonde werkplek te bieden en zo het risico op uitval te beperken. Indien een werkplek niet aan de arboregels voldoet dan kan een werknemer daardoor schade lijden. De werkgever is daarvoor in beginsel aansprakelijk. Thuiswerken valt in het kader van de arbo-wetgeving onder “plaatsonafhankelijke arbeid”. Hiervoor geldt een verlicht arbo-regime.
De werkgever heeft volgens de arboregels twee belangrijke verplichtingen als het gaat om thuiswerken. Ten eerste de verplichting om te zorgen voor een ergonomisch ingerichte werkplek en ten tweede het voeren van een beleid op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting.
- De ergonomisch ingerichte werkplek.
Op grond van de arbo-verplichtingen moet een werkgever ervoor zorgen dat zijn werknemers beschikken over een ergonomisch verantwoord ingerichte werkplek. Dit betekent dat de werkgever de juiste arbeidsmiddelen ter beschikking moet stellen, zoals een ergonomisch(e) stoel, bureau en toetsenbord. Ook moet een werkgever de werknemer instructies geven over een juiste werkhouding (bijvoorbeeld de juiste bureauhoogte en een goede instelling van de bureaustoel) en de verlichting van de werkplek.
Deze verplichting geldt ook als werknemers vanuit huis werken, tenzij toepassing van deze regels in redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden gevergd (bijvoorbeeld indien een werknemer slechts incidenteel vanuit huis werkt).
Teneinde een ergonomisch ingerichte werkplek zoveel als mogelijk te garanderen adviseren wij werkgevers om werknemers proactief te adviseren over de optimale inrichting van hun thuiswerkplek. Probeer deze informatie eenvoudig en overzichtelijk aan te bieden, bijvoorbeeld aan de hand van een checklist. Aan de hand van zo’n checklist kan worden geïnventariseerd welke medewerkers niet beschikken over een geschikte thuiswerkplek en welke ontbrekende middelen ter beschikking moeten worden gesteld. Controle kan plaatsvinden door een bezichtiging door de werkgever of een arbo-deskundige of op afstand door middel van foto- of filmmateriaal.
- Psychosociale arbeidsbelasting
Naast de zorg voor een geschikte werkplek dienen werkgevers een beleid te voeren gericht op voorkoming (en beperking) van psychosociale arbeidsbelasting van werknemers. Onderdeel van dit beleid vormt het beperken van de werkdruk.
In het geval van thuiswerken is het voor werkgevers lastig om te signaleren of (en wanneer) werknemers overbelast raken. Het risico van overbelasting is groter geworden doordat veel werknemers hun werk noodgedwongen moeten combineren met (extra) zorgtaken. Wij adviseren werkgevers in dat kader om regelmatig contact te houden met hun werknemers en daarbij vragen te stellen over de werkdruk. Indien er signalen zijn van een te hoge werkdruk zal de werkgever zich moeten inspannen om de werknemer te helpen om de werkdruk terug te brengen tot een aanvaardbaar niveau. Een werkgever zal zich derhalve flexibel moeten opstellen in bijvoorbeeld een situatie waarbij de werknemer de zorg heeft voor kleine kinderen die wegens het coronavirus niet naar school of opvang kunnen.
De keuzevrijheid van de werknemer
De werknemer is in beginsel niet vrij om zelf de keuze te maken voor het al dan niet thuiswerken. Dit zal in overleg met de werkgever moeten gebeuren. Dit betekent overigens niet dat een werkgever voorbij kan gaan aan de oproep van de regering of het RIVM om werknemers zoveel als mogelijk thuis te laten werken. Indien het voor de uitvoering van de werkzaamheden noodzakelijk is dat een medewerker op de werkplek verschijnt, dan zal de werkgever dat moeten onderbouwen en tevens voorzorgsmaatregelen moeten treffen om besmetting op de werkvloer te voorkomen. Weigert de werknemer ondanks deze maatregelen om op het werk te verschijnen, dan zal in alle redelijkheid beoordeeld moeten worden of de werknemer daarvoor een goede reden heeft. Indien de werknemer geen goede reden heeft dan kan het niet verschijnen op de werkvloer werkweigering opleveren, met als sanctie dat geen loon wordt betaald voor de tijd dat hij niet heeft gewerkt of, in het uiterste geval, een ontslag op staande voet.
De controle van de werkzaamheden
Voor een werkgever kan het lastig zijn om de voortgang van de werkzaamheden van thuis werkende werknemers goed te monitoren. Er is immers geen persoonlijk contact op de werkvloer. Wij adviseren werkgevers om met thuiswerkende werknemers goede afspraken te maken over wat er van de werknemer wordt verwacht. Bijvoorbeeld over bereikbaarheid, de verdeling van het werk, het contact met collega’s en de wijze van rapporteren. Daarbij kan tevens de thuissituatie van de werknemer een rol spelen. In de situatie dat scholen en kinderopvang tijdelijk dicht gaan wegens het coronavirus kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat de werknemer deels in de avonduren werkt en overdag een paar uur tijd aan de kinderen besteedt.
Naast het maken van afspraken met de werknemer heeft een werkgever het recht om instructies te geven. Volgt een medewerker dergelijke instructies niet op, dan kan de werkgever de werknemer daarop aanspreken en zo nodig een sanctie toepassen. In dat kader is het belangrijk dat de afspraken en/of instructies schriftelijk worden vastgelegd.
Indien een werkgever gebruik wil gaan maken van software om de prestaties van thuiswerkende werknemers te meten, dan moet het voorgenomen besluit daartoe ter instemming worden voorgelegd aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
Daarnaast kunnen aan de hand van rechtspraak een aantal voorwaarden worden genoemd voor het controleren van de thuiswerkende werknemer:
- De werkgever moet van tevoren kenbaar maken aan de werknemer dat zijn internet en e-mailactiviteiten kunnen worden gecontroleerd en op welke wijze dit gebeurt.
- Er moet sprake zijn van een legitiem doel/gerechtvaardigd belang en dit moet zwaarder wegen dan het belang van de werknemer.
- Dit doel/belang kan niet op een minder ingrijpende manier worden gerealiseerd
- De werkgever is verplicht om rekening te houden met vertrouwelijke (privé) communicatie van de werknemer.
De kosten van het thuiswerken
Volgens het Nibud (Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting) kost thuiswerken zo’n € 2 per dag. Voor werknemers die enkele maanden per jaar thuiswerken, lopen de kosten dus al gauw op tot een paar honderd euro. Het betreft onder meer het gebruik van koffie, toilet, energie en afschrijving op het meubilair. Het Nibud adviseert werkgevers en werknemers om samen te overleggen over een vergoeding voor de extra kosten die ze maken. Werknemers kunnen de kosten namelijk niet aftrekken van de belasting. Werkgevers kunnen bepaalde kosten wel onbelast vergoeden via de werkkostenregeling. Deze kosten kunnen alleen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling belastingvrij aan de werknemer worden vergoed. De vrije ruimte bedraagt 1,2% van de totale loonsom van de werkgever (over de loonsom tot € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 1,7%). Voor 2020 is de vrije ruimte voor de eerste € 400.000 aan loonsom verhoogd naar 3%.
Een andere mogelijkheid biedt de vaste reiskostenvergoeding. Als er een vaste reiskostenvergoeding is afgesproken, mag deze vergoeding tot en met 31 december 2020 worden toegepast op basis van het (reis)patroon waarop de vergoeding was gebaseerd. Voorwaarde is dat het recht op de vaste vergoeding op uiterlijk 12 maart 2020 is toegekend.
Thuiswerkregeling
In verband met alle hiervoor beschreven arbeidsrechtelijke aspecten van thuiswerken kan het verstandig zijn om een thuiswerkregeling op te stellen. Dit geeft de werknemers duidelijkheid en kan bijdragen aan het nakomen van de afspraken. In de thuiswerkregeling kan worden opgenomen welke afspraken bij thuiswerken gelden. Indien de werkgever de thuiswerker wil controleren, zal moeten worden vastgelegd hoe deze controle plaatsvindt. Daarnaast kunnen regels worden opgesteld over de bescherming van de persoonsgegevens waarover de werknemer bij het thuiswerken de beschikking heeft.
Meestal zal de thuiswerkregeling ter instemming moeten worden voorgelegd aan de ondernemingsraad. Een dergelijke regeling zal over het algemeen namelijk kwalificeren als een arbeids- en rusttijdenregeling, een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden, een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling en/of een regeling omtrent de bescherming van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden.
Mocht u vragen hebben over één van deze onderwerpen of een thuiswerkregeling willen opstellen, neem dan gerust contact met ons op.