De OR; het recht op informatie en de plicht tot geheimhouding

Recht op informatie

Om de taken van de ondernemingsraad (OR) goed te kunnen uitvoeren en met de ondernemer mee te kunnen denken, is het belangrijk dat de OR al in een vroeg stadium wordt geïnformeerd over de plannen van de ondernemer. Vaak krijgt de OR echter niet alle informatie die hij nodig heeft, omdat deze als geheim wordt bestempeld. Waar ligt de grens van het beroep van de ondernemer op vertrouwelijkheid van de informatie?

In het kader van een adviestraject (art. 25 WOR) moet de bestuurder de OR zo volledig mogelijk informeren over (de motieven en de te verwachten gevolgen van) het voorgenomen besluit. Het is daarbij niet aan de bestuurder maar aan de OR om te bepalen welke informatie hij nodig heeft om een verantwoord advies te kunnen geven. De ondernemer mag zich dan ook niet achter de vertrouwelijkheid van essentiële informatie verschuilen om deze niet aan de ondernemingsraad te verstrekken. Doet hij dat toch, dan kan dat grote gevolgen hebben. Als de OR, ook na daarom te hebben verzocht, niet de informatie ontvangt die hij nodig heeft om goed te kunnen adviseren, kan de OR beroep instellen bij de Ondernemingskamer tegen het besluit van de ondernemer (art 26 WOR). Dit kan ertoe leiden dat de Ondernemingskamer oordeelt dat de ondernemer bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid tot zijn besluit heeft kunnen komen. De uiterste consequentie van dit oordeel is dat de ondernemer het besluit moet intrekken en de gevolgen daarvan ongedaan moet maken. Het is daarom zaak dat de ondernemer zich niet onnodig terughoudend opstelt bij het verstrekken van informatie aan de OR.

Plicht tot geheimhouding

In artikel 20 WOR is een algemene geheimhoudingsplicht opgenomen voor leden van de OR. Dit betekent dat OR-leden verplicht zijn tot geheimhouding van alle zaken en bedrijfsgeheimen die zij in hun hoedanigheid vernemen en waarvan de inhoud zodanig is dat het vertrouwelijk karakter daarvan redelijkerwijs duidelijk had moeten zijn. Naast deze algemene geheimhoudingsplicht kan de ondernemer op grond van artikel 20 WOR een extra (specifieke) geheimhoudingsplicht aan de OR opleggen. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij adviestrajecten over fusies / overnames en sociale plannen. Deze extra geheimhouding is maatwerk. In de wet is bepaald dat het voornemen om geheimhouding op te leggen vóór de behandeling van de betrokken aangelegenheid door de ondernemer aan de OR moet worden medegedeeld. Deze geheimhouding beschermt de onderneming tegen de verspreiding of openbaarmaking van bepaalde gegevens, waardoor schadelijke gevolgen voor de onderneming zouden kunnen ontstaan. Aan de andere kant vormt de geheimhoudingsplicht voor de OR een aanzienlijke belemmering in het contact met hun achterban. Dit zorgt soms voor lastige situaties.

De wet kent geen mogelijkheid voor OR leden om geheimhouding af te wijzen. Wel kan aan de kantonrechter worden gevraagd de opgelegde geheimhouding op te heffen als de ondernemer bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid tot het opleggen van geheimhouding had kunnen besluiten. Er moet dan sprake zijn van een zwaarwegend belang dat opweegt tegen het belang van de werkgever bij de geheimhouding.

Het spreekt voor zich dat de geheimhoudingsplicht niet door de ondernemer mag worden gebruikt om misstanden in de onderneming verborgen te houden. In dat kader is van belang dat per 1 juli 2016 de Wet Huis voor klokkenluiders in werking is getreden. De OR heeft instemmingsrecht over de totstandkoming van een klokkenluidersregeling.

Om op een goede manier vorm te kunnen geven aan de geheimhoudingsverplichting van de OR is het verstandig dat bestuurder en OR werkbare afspraken maken over het onderling delen van informatie en over de communicatie richting de achterban. Hiermee kan worden voorkomen dat de OR wordt belemmerd in zijn belangrijke advies- en overlegtaken. In 2014 heeft de Commissie Bevordering Medezeggenschap van de SER een aanbeveling uitgebracht over de vraag hoe om te gaan met geheimhouding. Onder erkenning van het belang van de onderneming tegen de openbaarmaking of verspreiding van vertrouwelijke gegevens wordt het belang van een terughoudend gebruik van de geheimhoudingsplicht benadrukt (https://www.ser.nl/-/media/ser/downloads/overige-publicaties/2014/or-geheimhouding.pdf?la=nl&hash=97805148F7042F8B80EA2BA468608B9A).

De geheimhoudingsplicht van een OR-lid vervalt niet als het OR-lidmaatschap is geëindigd. Dit is door het gerechtshof Amsterdam bepaald in een zaak waarin schending van de geheimhoudingsplicht had geleid tot het ontslag van het voormalig OR-lid (OK 8 oktober 2013, ECLI:NL:GHAMS:2013:3274).

Wij staan zowel ondernemingen als ondernemingsraden bij. Mocht u vragen hebben over het recht op informatie of over de geheimhoudingsverplichting of mocht u hierover (als ondernemer of als OR) afspraken willen maken, dan adviseren wij u graag.