Klokkenluidersupdate: nieuwe regelgeving anoniem melden op komst
Door de aangekondigde nieuwe regelgeving wordt het straks mogelijk om een vermoeden van een misstand anoniem te melden. Werkgevers moeten dus weer aan de slag om hun interne meldregeling (“klokkenluidersregeling”) aan te passen.
Bij de invoering van de Wet bescherming klokkenluiders begin 2023 was al voorzien in de mogelijkheid om een vermoeden van een misstand anoniem te melden. De regelgeving hierover moest echter nog worden uitgewerkt. Dat is nu gebeurd met het Besluit anoniem melden vermoedens van misstanden dat ter internetconsultatie is voorgelegd. De behandeling van een anonieme melding wijkt op een paar onderdelen af van de ‘reguliere’ interne meldprocedure.
Anoniem melden
Op grond van de aanstaande nieuwe regelgeving moeten werkgevers vastleggen hoe anoniem kan worden gemeld. De onafhankelijke functionaris die de anonieme melding ontvangt zal - voor zover mogelijk - met de melder afspraken maken hoe deze benaderd wil worden tijdens het vervolg van de meldprocedure. In afwijking van een ‘reguliere’ melding is niet vereist dat de anonieme melding schriftelijk, mondeling via de telefoon of in een gesprek op locatie kan worden gedaan. Werkgevers zijn vrij het communicatiemiddel te kiezen, zolang de anonimiteit van de melder kan worden gewaarborgd.
Onafhankelijke functionaris: geen leidinggevende of HR achtergrond
Het besluit stelt strikte eisen aan de onafhankelijke functionaris die anonieme meldingen behandelt: deze persoon mag géén leidinggevende zijn of een functie bekleden, gericht op het werven, aannemen en ontslaan van personeel (denk aan HR-medewerkers). Als de werkgever meerdere functionarissen heeft aangewezen bij wie anoniem gemeld kan worden, dan is het toegestaan dat sommige onafhankelijke functionarissen wél een leidinggevende of HR-gerelateerde functie vervullen, zolang ten minste één van hen geen leidinggevende of HR-gerelateerde functie uitoefent. De anonieme melding moet in eerste instantie dan wel inhoudelijk worden beoordeeld door de functionaris die geen leidinggevende is of een HR-achtergrond heeft.
Verder moet de onafhankelijke functionaris voldoende deskundig en ervaren zijn. Met name als het gaat om het goed kunnen beoordelen van de informatie van de melder en het zorgvuldig delen van die informatie voor de interne opvolging van de anonieme melding.
Net als bij ‘reguliere’ onafhankelijke functionarissen moet de werkgever garanderen dat de functionaris onafhankelijk zijn taak kan uitoefenen en geen risico loopt op negatieve (arbeidsrechtelijke) gevolgen.
Jaarlijkse rapportage anonieme meldingen
De onafhankelijke functionaris moet minimaal eens per jaar verslag uitbrengen van de ontvangen anonieme meldingen aan het hoogste gezag binnen de organisatie en de ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of alle werknemers (als er geen OR of PVT is). In het verslag moet vermeld worden hoeveel anonieme meldingen er zijn gedaan en wat de aard hiervan is. Vanzelfsprekend mag het verslag geen tot personen herleidbare informatie bevatten.
Anoniem = anoniem, maar dat kan ten koste gaan van goed onderzoek
Anoniem melden wordt ook écht anoniem. Dit betekent dat zelfs de onafhankelijke functionaris de identiteit van de anonieme melder niet kent. Wel wordt aanbevolen in de meldprocedure op te nemen dat als een melder anoniem wil blijven, het mogelijk is dat een melding uiteindelijk niet volledig onderzocht kan worden. Bij anonieme meldingen is het nu eenmaal ingewikkelder om in kaart te brengen wat er aan de hand is en is hoor- en wederhoor lastig. Als een situatie speelt, waarin een melding vanwege de anonimiteit van de melder, niet grondig onderzocht kan worden, dan dient de melder een keuze te maken uit de anonimiteit te treden of zich erbij neer te leggen dat (nader) onderzoek niet mogelijk is.
Als het Besluit anoniem melden van vermoedens van misstanden van kracht wordt, dan zal een redelijke invoeringstermijn voor werkgevers gelden. Mocht u willen reageren op het besluit, dan is tot 14 mei 2024 mogelijk om via deze link deel te nemen aan de internetconsultatie.
Heeft u advies nodig over uw interne meldregeling en wilt u weten of die voldoet aan de Wet bescherming klokkenluiders, neemt u dan vrijblijvend contact met ons op via info@vanbladeladvocaten.nl.
